César Antunez de Mayolo
Está en una semana de trabajo muy cargada y es claro que no le alcanzará el tiempo para cumplir con todos sus pendientes. Sin embargo, le acaba de saltar una alarma recordándole que en media hora deberá reunirse con un potencial proveedor.
Si bien no lo conoce, llegó a usted por un amigo en común en cuya empresa brinda servicios de analítica avanzada de datos. Prácticamente aceptó la reunión por compromiso, pues ya cuenta ese tipo de servicios.
A medida que transcurre el tiempo en la reunión con el proveedor, siente que va perdiendo una hora de su tiempo y debe terminar. El directivo que lo visitó resultó ser asertivo y, un día después, le envía un correo sugiriéndole otra reunión.
¿Aceptamos ciertas citas porque pueden traernos algo valioso o para no quedar como ‘mal educados’? ¿No es suficiente con las reuniones que ya tenemos para la gestión y el futuro del negocio?
La naturaleza del tiempo
William Oncken, en su libro “Managing Management Time: Who’s Got The Monkey?” define el tiempo directivo en tres categorías: el impuesto por nuestro jefe, por el sistema y por nosotros mismos.
A diferencia del tiempo impuesto por nuestro jefe o por el sistema, el impuesto por uno mismo no está sujeto a penalidades o consecuencias en caso no cumplamos con cometidos y es el que debemos aprovechar más.
Como muestra, un dato. La empresa de programación de reuniones ‘Doodle’ hizo un estudio en el 2019 con una muestra de 6,500 empleados en EE.UU., Reino Unido y Alemania.
Deleguemos todo el trabajo de coordinación a nuestro asistente o secretaria para evitar perder nuestro tiempo.
Este concluyó que el 43% de los encuestados refiere que por lo mal organizadas que están las reuniones no les queda tiempo suficiente para cumplir con el resto de su trabajo. El 31% dijo que se avanza poco por la participación de asistentes irrelevantes.
Según el mismo estudio, el costo de reuniones pobremente organizadas alcanzará US$ 399,000 millones en el 2019 solo en EE.UU.
¿Será necesaria esa reunión?
Cuando algún externo nos solicite una reunión pensemos en quién la convoca, el rubro de la empresa, el producto o servicio y nivel jerárquico del representante.
Además, debe evaluarse si ya tenemos un servicio similar y preguntarnos qué tan satisfechos estamos con este. Es importante evaluar cómo está nuestra carga laboral en las próximas semanas y si nuestra presencia será absolutamente necesaria.
Cuidemos nuestro tiempo
El trabajo se expande en la medida en que tenemos tiempo disponible para completarlo.
La cantidad de reuniones en nuestra agenda se puede expandir y terminar por llenar nuestro “tiempo disponible”.
Es mejor que reservemos un bloque específico de unas pocas horas de nuestra agenda mensual. Estas deben estar destinadas para atender “reuniones varias”, las que podrán aparecer sin estar programadas secuencialmente de manera regular.
Si aceptamos una reunión por cortesía, pensemos primero en el valor que podría traernos, considerando que ese tiempo directivo podría también servirnos para pensar en las iniciativas que actualmente tenemos “atracadas” en la empresa, solucionar problemas y, sobre todo, dar atención a nuestros equipos.
LAS CLAVES
1 Relaciones. Cuando alguien de confianza nos refiera profesionales en proceso de recolocación laboral, tratemos de atenderlos. Podrían en algún momento encajar con lo que nuestra empresa esté buscando.
2 Prioridades. Si se trata de alguien a quien no conocemos y nos quiere vender un seguro, traslados de AFP o servicios afines, no vale la pena perder tiempo directivo. Pidámosle una propuesta por e-mail