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Es una tradición de arquitectura corporativa. Los altos ejecutivos de una empresa tienen oficinas en el piso superior, a menudo apodado ‘c-suite’ (o cuerpo directivo) en honor a los ‘jefes’ que lo ocupan. El CEO reside en la ‘oficina de la esquina’, con las ventanas más grandes y las mejores vistas. El personal subalterno sufre unos momentos de inquietud cuando lo llaman desde arriba.
Algunos jefes heterodoxos evitan esta tradición. Reed Hastings de Netflix no tiene oficina, ni en una esquina u otro lugar, y más bien se acomoda como puede en escritorios al azar. Ahora las firmas más serias están haciendo lo mismo. Los ejecutivos de las oficinas de Londres de HSBC, un gigante bancario, ya no estarán ubicados en el piso 42 de la torre Canary Wharf del grupo. En cambio, el piso se convertirá en salas de reuniones. Los altos ejecutivos trabajarán en el “hot desk” (puesto de trabajo compartido) con todos los demás.
Se puede presentar un argumento plausible para tal cambio. La moral del personal se vería afectada si los empleados que constituyen las bases son apiñados en oficinas de planta abierta mientras los ejecutivos se aferran a espacios cómodos con vistas panorámicas. Cuando los altos mandos se sientan junto a sus equipos, estarán más en contacto con el avance de los proyectos y el sentir del personal. En teoría, si los ejecutivos son visibles, es más probable que los empleados aborden con ellos los problemas.
Pero tener a los jefes siempre cerca también podría dañar la moral del grupo. Uno de los placeres de la vida en la oficina es la libertad de disfrutar las bromas con colegas. Esto puede incluir alguna que otro chiste sobre la gerencia. En presencia de su jefe, el personal estará limitado en lo que hablarán y en el tono de sus comentarios. Es posible que sientan la necesidad de parecer serios en todo momento, para que no se ponga en duda la calidad de su compromiso con el trabajo; después de todo, el gerente puede estar detrás de ellos.
También está la cuestión de dónde se sentarán los ejecutivos cada vez que compartan el mismo espacio de trabajo con el personal. Algunos escritorios de turno estarán mucho más solicitados que otros. Una vez que el director financiero haya elegido un escritorio el primer día, los subordinados respetuosos se mantendrán alejados de ese lugar en los días siguientes. Por el contrario, cualquiera que trabaje en estrecha colaboración con un ejecutivo en particular se verá tentado a elegir un escritorio cercano. El riesgo es tener un síndrome de ‘toallas de playa sobre hamacas’ en el que los empleados compiten para conseguir los escritorios más cercanos (o más alejados) a algunos gerentes en particular.
Por supuesto que el ejecutivo podría estar ausente del piso abierto durante períodos prolongados. Cualquier reunión que involucre información confidencial, como un futuro plan de negocios o una evaluación de carrera, deberá realizarse en privado. Por lo tanto, las salas de reuniones que HSBC está creando en el piso ejecutivo pueden terminar siendo reservadas por los gerentes durante gran parte del día.
Aun así, tener al jefe con el resto de empleados presenta otros problemas. Cualquiera que haya trabajado en una oficina de planta abierta sabrá que el balbuceo de los demás hablando puede a veces dificultar la concentración. Los gerentes podrían ser abordados constantemente por miembros del equipo con preguntas o problemas que deben resolver. Muchas personas recurren a los auriculares para bloquear el ruido de fondo (y señalar su indisponibilidad). Pero si los gerentes hacen eso, corren el riesgo de parecer desconectados de sus colegas.
Los estudios sobre oficinas de planta abierta han demostrado que no crean los efectos de colaboración esperados. Un estudio encontró que en las empresas que cambiaron al diseño de planta abierta, las interacciones cara a cara cayeron en un 70%. Como un animal atrapado en campo abierto sin cobertura, a muchas personas no les gusta que las observen constantemente. En ausencia de una barrera física, crean una ‘cuarta pared’, que indica su deseo de soledad mediante expresiones faciales o respuestas breves a preguntas.
En general, las personas necesitan comunicarse con miembros de su propio equipo. Por lo tanto, tampoco es probable que funcione el uso de un sistema de escritorio compartido para mezclar diferentes equipos, con la esperanza de crear colaboración. Las personas evitarán el contacto con sus vecinos inmediatos y enviarán mensajes electrónicos a los otros miembros de su equipo.
En la práctica, el principal beneficio para las empresas de adoptar un diseño de planta abierta es ahorrar dinero al agrupar a más empleados en el mismo espacio. Esto explica la disposición de algunas empresas a permitir trabajar desde casa. Recientemente, HSBC reveló que más de 1,200 empleados, principalmente en call centers, lo estarían haciendo de manera permanente.
De hecho, el cambio de oficina ejecutiva de HSBC es parte de un plan que tiene como objetivo ahorrar un 40% de los costos de la oficina central. Como dijo Noel Quinn, director ejecutivo del banco, al Financial Times, las oficinas ejecutivas estaban vacías la mitad del tiempo porque los gerentes estaban viajando. Como se les suele decir a los periodistas, la mejor manera de comprender lo que realmente está sucediendo es ‘seguir el dinero’.