Automators: El talento que hará la diferencia en la transformación digital

Vivimos en un mundo donde solo el 1% de la fuerza laboral sabe programar y donde las transformaciones digitales son altamente dependientes de este talento tan escaso. Está bien que las empresas busquen contratar más desarrolladores de software para crear productos digitales y procesos automatizados de alta complejidad. Lo que no está bien es que el resto de la organización dependa de ellas y ellos para digitalizar o automatizar tareas simples de su trabajo.

La transformación digital de una empresa no se trata solo de crear un par de apps o automatizar un par de procesos core. Eso es solo la punta del iceberg. La transformación digital es un esfuerzo constante de utilizar las tecnologías más adecuadas para servir mejor a clientes y usuarios y ser más eficientes. Es un trabajo continuo hacia afuera y hacia adentro de la empresa. Externamente, en la cara visible de la transformación, hace sentido que sean pocas las personas innovando en digital, pues hay alta incertidumbre y riesgos. Suelen estar en un centro de innovación y es su responsabilidad encontrar y desarrollar las pocas aplicaciones y funcionalidades necesarias para servir con alta calidad a clientes y usuarios. Sin embargo, internamente, la transformación digital es distinta. Hay más certidumbre sobre lo que hay que dejar de hacer de forma tradicional para digitalizarlo o automatizarlo, y hay muchísimo por hacer. Por tal motivo, es esencial activar a más personas para que impulsen la transformación digital interna.

Hoy en día, lo común suele ser que exista un departamento pequeño encargado de mapear y ejecutar las automatizaciones que la empresa necesita. Suele ser TI o un COE (Center of Excellence) de automatización y nunca he conocido uno de estos equipos que no esté colapsado de requerimientos internos. Normalmente han mapeado los procesos core prioritarios para automatizar y están tratando de dedicar la mayoría de su tiempo a ejecutarlos, pero les interrumpen constantemente los requerimientos de necesidades más pequeñas de personas o áreas del negocio. Y es que internamente hay muchísimas más de estas necesidades pequeñas de automatización, que procesos core. Por eso, es fundamental activar a los mismos colaboradores para que se encarguen de las automatizaciones sencillas de su rol, para que complementen, en lugar de interrumpir, el trabajo de TI.

Desde Kaudal hemos medido en más de 1,000 personas de más de 100 empresas de Latam las oportunidades de automatización que existen en roles típicos de áreas tradicionales como Compras, Logística, Finanzas, RR.HH. y Comercial. La tarea automatizable más común y que le quita más tiempo a las personas es sencillamente “copiar y pegar datos manualmente (ej. entre hojas de cálculo)”. El 84% de las personas lo hace e indica dedicarle a esta tarea +10 hrs/mes en promedio. Es absurdo que las empresas estén pensando en incorporar, por ejemplo, una IA superavanzada cuando la mayoría de sus colaboradores copian y pegan datos a mano. ¿No crees?.

La clave para una transformación digital completa es empoderar a colaboradores comunes para que se conviertan en ‘automators’, personas capaces de automatizar tareas de su rol con autonomía, usando herramientas digitales potentes pero sencillas (ej. no-code, IA o softwares existentes). Para que los colaboradores se conviertan en ‘automators’ es fundamental cultivar los siguientes cinco comportamientos, con una estrategia y estructura centralizada que los fomente, los organice y mida su impacto.

Los 5 comportamientos de una persona Automator:

1. Valoran su tiempo. El recurso más escaso es el tiempo, por eso un Automator comienza por preguntarse si está invirtiendo su tiempo de la forma más eficiente. La mayoría de las personas trabaja más horas de las necesarias y en Kaudal hemos medido que dedican en promedio un 33% de su jornada laboral pagada a tareas automatizables. Estas son realidades que inquietan a un ‘automator’ y lo impulsan a cambiar.

2. Cuestionan para mejorar. Sabiendo que hay ineficiencias en el uso de su tiempo, un ‘automator’ cuestiona la forma tradicional en la cual está haciendo cierta parte de su trabajo y se responsabiliza por mejorarla. Aquí, su manager se convierte en su aliado, dándole autonomía para accionar y ayudándolo a avanzar reduciendo riesgos y maximizando su contribución.

3. Son curiosos de la tecnología que no conocen. Aunque no sean expertos en tecnología, los ‘automators’ se atreven a ir más allá de las herramientas digitales que ya conocen. En lugar de sobre usar Excel o PowerPoint, investigan o preguntan cuál puede ser la mejor herramienta digital para cierta necesidad y buscan aprenderla y adoptarla. La respuesta muchas veces está muy cerca, dentro de la misma suite de Microsoft o Google que ya está pagando la empresa y que usualmente incluye varias herramientas subutilizadas no-code o low-code posibles de aprender por muchas personas.

4. Accionan con estructura. Los ‘automators’ no actúan por impulso, sino dentro de un marco definido, idealmente brindado por un equipo central o por su mánager en etapas iniciales. Esta estructura combina elementos humanos y tecnológicos para fomentar una cultura pro-automatización. Es esencial proporcionar tiempo para capacitarse, incentivos y reconocimientos motivacionales, así como una plataforma que supervise las iniciativas de automatización, determinando cuándo involucrar a TI o cuando detener o escalar una solución. Las personas ‘automator’, a su vez, desglosan y estructuran sus propios procesos a automatizar, avanzando tarea por tarea, desde la recopilación de datos hasta su procesamiento y distribución.

5. Influencian a otros con su ejemplo. Los ‘automators’ inspiran a sus colegas. Demuestran que es posible ser talento digital sin conocimientos tecnológicos avanzados y que es tarea de todos impulsar la transformación digital. Aquí, vuelve a ser fundamental una estructura que dé visibilidad a las primeras personas que se conviertan en ‘automators’, para que con su ejemplo inspiren a más personas en la organización.

En una era donde la tecnología puede hacer mucho de lo que las personas realizan hoy en día, es fundamental darle la oportunidad a las mismas personas de decidir qué delegar a la tecnología. Las personas ‘automators’, capaces de hacerlo bien, serán el talento que marcará la diferencia en la transformación digital de las empresas.