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La Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) aprobó hoy en el marco de la emergencia sanitaria nacional y del estado de emergencia nacional a causa del COVID.

En concreto, según refiere el documento, este protocolo será de cumplimiento y aplicación obligatorio para los sectores del Poder Ejecutivo y los organismos públicos que lo conforman, a través de los órganos, unidades orgánicas y/o responsables de la gestión social y/o diálogo de cada entidad.

Asimismo, sirven de instrumento orientador para los Gobiernos Regionales y Locales, y demás entidades del Estado, en el desarrollo de sus reuniones digitales.

¿Qué dice el protocolo? Que toda reunión debe contar, necesariamente, con lo siguiente:

-Acto previo-

  • Convocatoria
  • Herramienta de tecnología de información disponible

Igualmente las reuniones son convocadas -como mínimo- con dos días de anticipación y estarán a cargo de la Oficina de Gestión Social y Diálogo, o la que haga sus veces, del sector que conduce el proceso de diálogo.

La convocatoria a las reuniones digitales, debe precisar fecha, hora, agenda, herramientas de tecnologías de información y enlace.

Se realizará una reunión digital previa con las autoridades regionales/locales y dirigentes representativos, para establecer:

- Designación del facilitador;

- Pautas generales o reglas de la reunión;

- Pautas de bioseguridad;

- Agenda de la reunión;

- Lista de oradores; y,

- Modalidad de suscripción del acta.

-Durante la reunión-

  • La reunión digital empieza con el registro de los participantes a través del chat de la herramienta de tecnología de información y/o algún registro con la indicación precisa del nombre completo del participante y la indicación de la entidad, institución u organización a la que representa.
  • La reunión iniciará con la conformidad de la mayoría de los participantes.
  • El facilitador de la reunión digital da lectura de las pautas para el desarrollo de la reunión. Las pautas son las siguientes: las sesiones serán grabadas; debe mantenerse la cámara encendida durante la reunión; sólo una persona hablará a la vez, sin interrupciones y todos los micrófonos deben estar en silencio cuando otra persona esté participando.
  • Pedir el uso de la palabra levantando la mano visualmente o mediante la función “levantar la mano” del aplicativo, o mediante el chat del aplicativo, si está habilitado.
  • Cada persona expresará sus propias opiniones, no atribuirá motivaciones ni intenciones a otras personas.
  • No están permitidas las agresiones verbales. Si se realiza un ataque personal, el facilitador pedirá a los participantes que se abstengan de dicha acción, caso contrario, puede limitar la participación de esta persona.
  • Utilizar un lenguaje respetuoso, sin adjetivos ni calificativos.
  • El facilitador es el encargado de dar el uso de la palabra a los participantes por un tiempo determinado. Además, podrá silenciar el micrófono a las personas que no se encuentran haciendo uso de la palabra.
  • En el caso que los participantes de los gobiernos regionales/locales o de la sociedad civil se encuentren físicamente reunidos en uno o más espacios y se enlacen a la reunión, se les solicitará que cumplan con las disposiciones de distanciamiento social, el uso de la mascarilla, distancia social, entre otros. Asimismo, se puede elegir a un colaborador interno que facilite el orden en el uso de la palabra. También se debe contar con un listado de voceros y orden de participación.
  • Con el objeto de salvaguardar la salud de los asistentes, ante cualquier acto que afecte el protocolo de bioseguridad, el facilitador, podrá brindar un cuarto intermedio y/o suspenderá la reunión hasta que se reestablezca el respeto a las medidas sanitarias.
  • Se podrán realizar cuartos intermedios acordados entre las partes por un tiempo prudencial, sobre todo para asegurar la ventilación periódica del lugar, en caso se trate de un grupo de personas ubicadas en un solo lugar.
  • Durante el desarrollo de la reunión, no se permitirán actos que contravengan las pautas de interacción por ninguna de las partes. En el caso de generarse estas situaciones el facilitador insistirá al desarrollo armonioso de la reunión. De persistir la situación, el facilitador procederá con el retiro de la persona que infringe las pautas de respeto y buena fe y en caso se trate de un grupo de personas que infrinjan dicho marco, se considerará la suspensión de la misma.
  • Las reuniones de los espacios de diálogo serán grabadas.
  • Los acuerdos de la reunión digital serán registrados en acta.

-Suscripción del acta-

  • Culminada la reunión, el facilitador o quien éste disponga, dará lectura al acta.
  • Finalizada la lectura y una vez recogidos los aportes de los asistentes, se considerará aprobada el Acta, procediéndose a su suscripción.
  • En el caso de los representantes de la sociedad civil, estos podrán suscribir físicamente el documento, mientras que, los representantes de las entidades públicas, podrán suscribir el acta haciendo uso de su firma digital, en caso cuenten con ella.
  • Una vez terminada la reunión, se procederá a suscribir el acta, bajo la secuencia siguiente:

- Firmas de las autoridades regionales y locales;

- Firmas de los representantes de la sociedad civil; y,

- Firmas de los representantes del Poder Ejecutivo.

  • El acta con las firmas digitales completas, se envía por documento y correo a todas las entidades y organizaciones participantes.



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